เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการอาชีพ: บทที่ 7

บทที่ 7

การจัดรูปแบบข้อมูล การแก้ไข ลบ คัดลอก และเคลื่อนย้ายข้อมูล

การคัดลอกและการย้ายข้อมูล

โปรแกรม Microsoft Excel 2003 มีการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ การคัดลอกและการย้ายข้อมูลจึงทำได้ง่ายและยืดหยุ่น สามารถทำได้ทั้งแผ่นงาน เฉพาะแถวหรือคอลัมน์ หรือเฉพาะเซลล์และมีวิธีการทำได้หลายวิธี

การทำสำเนาหรือการคัดลอก (Copy)

การทำสำเนาหรือการคัดลอก (Copy) หมายถึง การทำให้ข้อมูลที่มีอยู่ในเซลล์นั้น หรือในพื้นที่หนึ่งไปเกิดขึ้นในเซลล์หรือในพื้นที่อื่น ๆ โดยที่ข้อมูลเดิมยังคงอยู่

ขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลการคัดลอก (Copy)
1. กำหนดพื้นที่ทำงาน

2. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > คัดลอก (COPY) หรือคลิกที่สัญรูป

เมื่อทำการคัดลอกจะปรากฏเส้นประ (Marky) ล้อมรอบเซลล์ที่ถูกเลือก

3. คลิกที่พื้นที่ที่จะวางข้อมูล
4. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข(EDIT) > วาง (PASTE) หรือคลิกที่สัญรูป

การคัดลอกเซลล์โดยการใช้ปุ่ม Ctrl + C
วิธีนี้เป็นการคัดลอกข้อมูล มีวิธีการดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก
2. กดปุ่ม Ctrl กับปุ่ม C พร้อมกันปรากฏ

3. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการวาง กดปุ่ม Ctrl กับ ปุ่ม V พร้อมกัน

การคัดลอกเซลล์โดยการใช้ปุ่ม Ctrl
เป็นการาคัดลอกช่วงของแผ่นงาน ซึ่งรวมถึงค่าตัวเลขและสูตรที่อยู่ในเซลล์นั้น
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะคัดลอก
2. นำเมาส์ไปชี้ที่ขอบของเซลล์ที่เลือกไว้ ซึ่งต้องให้เมาส์เป็นรูปลูกศร (

)
3. ลากมาไว้ในเซลล์ที่ต้องการวาง โดยในขณะที่ลากเมาส์นั้นต้องกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ด้วย

การคัดลอกข้อมูลโดยใช้ AutoFill
ข้อมูลที่มักใช้บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือตัวเลข มีลักษณะเป็นข้อมูลที่ต้องเรียงลำดับ เช่นชุดลำดับเลขคณิตที่มีการเพิ่มหรือลดด้วยอัตราที่เท่ากัน ข้อมูลที่มีรูปแบบที่แน่นอน เช่น เดือนต่าง ๆ ของปี วันต่าง ๆ ของสัปดาห์ โปรแกรม Excel จะเอื้ออำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูลลงในตารางเป็นข้อมูลที่ซ้ำ ๆ กัน และอยู่ติดกันเราสามารถคัดลอกข้อมูลอย่างรวดเร็วโดยวิธีการ AutoFill ได้
1. คลิกเมาส์เลือกเซลล์และเลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของเซลล์เป็นเครื่องหมาย + เล็ก ๆ
2. คลิกเมาส์ค้างไว้พร้อมกับ ลากเมาส์ (Drag mouse)
3. ปล่อยเมาส์ข้อมูลถูกคัดลอกมา

การคัดลอกเซลล์โดยการลากที่ จุดจับเติม (Fill handle)
วิธีนี้เป็นการคัดลอกข้อมูล และสูตรต่าง ๆ มีวิธีการดังนี้
4. เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก
5. นำเมาส์ไปชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ที่เลือกไว้ หรือเรียกว่า จุดจับเติม (Fill Handle) ซึ่งต้องให้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาทสีดำ (+) แล้วให้ลากเมาส์ลงมา

หมายเหตุ ถ้าต้องการสำเนาข้อมูลในเซลล์หนึ่งไปเซลล์หนึ่งไปยังหลาย ๆ เซลล์ โดยที่พื้นที่รับข้อมูลอยู่ติดกับพื้นที่ต้นแบบสามารถทำโดยการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ

การทำย้ายข้อมูล
การทำย้ายข้อมูล หมายถึงการย้ายข้อมูลในเซลล์หนึ่งไปยังอีกเซลล์หรือพื้นที่ใหม่ การย้ายต่างจากการสำเนา คือ การทำสำเนาจะทำให้มีข้อมูลหรือสูตรเพิ่มขึ้นจากเดิม ส่วนการย้ายจะไม่ทำให้ข้อมูลเพิ่มขึ้นเพียงแต่เป็นการย้ายข้อมูลจากบริเวณเดิมไปสู่บริเวณใหม่

ขั้นตอนการย้ายข้อมูล
1. กำหนดพื้นที่ทำงาน
2. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > ตัด (CUT) หรือคลิกที่สัญรูป